[GIẢI ĐÁP] Booking Note là gì? Những lưu ý bạn cần biết

Booking Note là gì? Tham khảo mẫu Booking Note của hãng tàu. Quy trình lấy mẫu tại hãng tàu có đơn giản không? Những lưu ý bạn cần phải biết.

Booking Note là một trong những việc quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu. Vậy Booking Note là gì? Mẫu booking note của hãng tàu như thế nào? Bạn hãy cùng Rồng Đỏ Container tìm hiểu chi tiết ngay trong nội dung dưới đây nhé!

Booking Note là gì?

Booking Note là một chứng từ quan trọng được hãng tàu hoặc hãng bay phát hành cho shipper khi họ đặt lịch vận tải. Trong thỏa thuận mua bán (incoterm) giữa bên mua và bên bán, tùy thuộc vào điều kiện đã thỏa thuận, bên nào sẽ có trách nhiệm thuê vận tải quốc tế.

Để có được Booking Note từ hãng tàu, shipper phải thực hiện việc đặt chỗ thông qua quá trình Booking với hãng tàu. Quy trình này có thể do chủ hàng tự thực hiện hoặc thông qua Forwarder (người cung cấp dịch vụ logistics) để đặt chỗ, tùy thuộc vào nhu cầu và thực tế của doanh nghiệp.

Booking Note là chứng từ vô cùng quan trọng trong vận chuyển hàng hóa quốc tế

Booking Note thường được gọi là "giấy lưu cước" vì nó là một chứng từ xác nhận việc đặt chỗ vận chuyển với hãng tàu. Trên Booking Note, các thông tin quan trọng sẽ được ghi lại, bao gồm thời gian chuyến hàng, tên tàu, số chuyến, ngày vận chuyển, số lượng hàng, cảng bốc, cảng dỡ và các thông tin liên quan khác. Điều này giúp bảo đảm rằng việc đặt chỗ một chuyến hàng vận chuyển được thực hiện đầy đủ và chính xác.

Booking Note là một trong những tài liệu quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế, giúp đảm bảo thông tin vận chuyển được ghi chép đúng đắn và dễ dàng trong việc quản lý quá trình giao nhận hàng hóa.

Booking Note trong xuất nhập khẩu là gì?

Trong xuất nhập khẩu, "Booking Note" là một loại chứng từ quan trọng được hãng vận chuyển (hãng tàu, hãng hàng không, hay đơn vị vận chuyển khác) cấp cho người xuất khẩu (shipper) hoặc người nhập khẩu (consignee) khi họ đặt lịch vận tải. 

Quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa thường bắt đầu bằng việc shipper hoặc consignee liên hệ với hãng vận chuyển để đặt chỗ cho lô hàng của họ. Sau khi hãng vận chuyển xác nhận việc đặt chỗ, họ sẽ cấp cho shipper hoặc consignee một Booking Note như một xác nhận chính thức về việc đặt chỗ. 

Booking Note giúp đảm bảo rằng các thông tin quan trọng liên quan đến lịch trình vận chuyển xuất nhập khẩu được ghi chép chính xác và cập nhật, giúp cho quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra thuận lợi và đáng tin cậy.

Booking Note giúp quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa được thuận lợi

Có thể bạn chưa biết: Hàng LCL là gì? Quy trình giao nhận diễn ra như thế nào?

Mẫu Booking Note của hãng tàu?

Mẫu Booking Note của hãng tàu

Quy trình lấy Booking Note từ các hãng tàu

Quy trình lấy Booking Note từ các hãng tàu thường được thực hiện thông qua forwarder, cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị sẵn hàng hóa xuất khẩu

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hàng hóa để xuất khẩu, chủ hàng sẽ liên hệ với các forwarder để bắt đầu quá trình booking tàu cho lô hàng của mình. Trong quá trình liên hệ, chủ hàng cung cấp các thông tin cần thiết như cảng đi, cảng đến, số lượng hàng, loại container, ngày dự định xuất hàng, yêu cầu về cấp container rỗng và trả container sau khi xếp hàng, thời gian tự do (free time) ở cảng đi và cảng đến, và các yêu cầu khác liên quan đến vận chuyển hàng hóa.

Forwarder tiếp tục liên hệ với các hãng tàu để lựa chọn chuyến tàu phù hợp đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Sau khi chọn được tàu phù hợp, forwarder sẽ thỏa thuận mức giá cước với hãng tàu và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chỗ.

Khai Booking Note phải đúng quy định

Xem thêm: CFS là phí gì? Tất tần tật những thông tin bạn cần biết

Bước 2: Hãng tàu kiểm tra và cấp booking

Khi nhận được booking request từ forwarder, hãng tàu tiến hành kiểm tra chỗ đặt phù hợp với yêu cầu. Nếu có chỗ đặt phù hợp, hãng tàu sẽ cấp booking và gửi booking confirmation và packing list theo form của hãng. Booking confirmation cũng là lệnh cấp container rỗng của hãng tàu.

Thông tin trên lệnh cấp container rỗng bao gồm số booking, tên hãng tàu, cảng xuất hàng đi (port of loading), cảng nhận hàng (port of delivery), bãi cấp container rỗng, thời gian cắt máng (closing time), cảng dỡ hàng (port of discharge - nếu có),...

Bước 3: Chuẩn bị hàng và đóng container

Sau khi nhận được thông tin và lệnh cấp container rỗng từ forwarder, khách hàng chuẩn bị hàng hóa và tiến hành đóng container theo lệnh đã nhận được. Sau đó thực hiện các thủ tục hải quan cần thiết cho lô hàng trước khi xuất khẩu.

Xem thêm: Tổng hợp từ A - Z quy định và cách đóng hàng container bạn cần biết

Lấy Booking Note cần lưu ý những gì?

Quá trình lấy Booking Note khá đơn giản. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi lấy Booking Note:

Chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng

Ngay khi bạn có ý định lập booking, hãy đảm bảo rằng hàng hóa đã được chuẩn bị đầy đủ và chỉ chờ container rỗng đến để thực hiện đóng hàng và vận chuyển đi. Việc chuẩn bị hàng trước sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh trục trặc trong quá trình vận chuyển.

Nắm rõ giờ tàu chạy và thực hiện thủ tục cần thiết

Hãy chủ động nắm rõ giờ tàu chạy để có thể hoàn thành các thủ tục cần thiết khi xuất khẩu và bố trí sao cho hàng lên tàu sớm nhất có thể. Việc thực hiện các thủ tục đúng giờ giúp đảm bảo lịch trình vận chuyển được duy trì đúng kế hoạch.

Lựa chọn đơn vị cung cấp vận chuyển uy tín

Khi lấy Booking Note, hãy tìm kiếm các đơn vị cung cấp vận chuyển uy tín, chuyên nghiệp, đáng tin cậy. Điều này giúp đảm bảo rằng quá trình vận chuyển hàng hóa sẽ diễn ra một cách an toàn và đúng hẹn, tránh gặp phải các vấn đề không mong muốn trong quá trình giao nhận hàng hóa.

Như vậy, bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ Booking Note là gì và những thông tin quan trọng liên quan. Hãy liên hệ ngay với Rồng Đỏ Container để được giải đáp chi tiết hơn về Booking Note và thùng container cũ nhanh nhất nhé!

Công ty TNHH Tiếp Vận Container Rồng Đỏ

• Trụ sở: 218/19 Tô Ngọc Vân, PK. 3, P. Linh Đông, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh
• Depot: 24 Lô E, Đường 109A, KDC. Bắc Rạch Chiếc, P. Phước Long A, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh
• Website: rongdocontainer.com
• Hotline - Zalo: 0938939089
• Email: ops@rongdocontainer.com